Cómo gestionar tu base de datos con un CRM

La mayoría de las empresas destinan gran parte de los recursos de marketing y ventas a generar contactos con los que posteriormente obtener y/o incrementar negocios y futuras conversiones de venta. Una vez realizado este proceso, los datos quedan simplemente almacenados, teniendo en cuenta principalmente las ventas que ha generado, los números de teléfono y el correo, pero no se presta la atención suficiente a conocer más en profundidad a cada contacto, y esto, es un error.

La mala calidad de los datos es un problema al que se enfrentan las empresas, ya que deja en evidencia deficiencias ocultas que no se ven a simple vista. Desde una comunicación no personalizada hasta un error en el envío confundiendo datos e incluso el envío de varias comunicaciones a la misma persona.

En este artículo te contamos cómo una base de datos optimizada e integrada puede ayudar a incrementar las ventas con los contactos actuales y generar Leads que puedan convertirse en posibles clientes potenciales.


CRM vs Excel.

El CRM es un sistema de gestión de relación con clientes, que te permite mediante sus herramientas gestionar, optimizar, relacionar, personalizar, y alcanzar tus objetivos de ventas. convirtiendo contactos en Clientes.


Sobre el excel no te contamos nada nuevo, nadie va a descubrir ahora lo fantástica que esta herramienta. Pero sí que podemos decirte que es el mejor aliado de tu CRM online.


Aquí os dejamos un enlace a un excelente post de HubSpot si queréis pasar de Excel al CRM de HubSpot.



¿Cómo optimizar tu base de datos?

Una base de datos tiene que ser una herramienta que permita obtener las variables deseadas en un periodo de tiempo muy reducido y que suministre los datos necesarios para la necesidad del momento. Por ello una base de datos debe tener las siguientes características para poder ser óptima y útil al cien por cien:

  • Seguridad: La accesibilidad debe ser únicamente para las personas autorizadas y con copias de seguridad ante la posibilidad de pérdida de datos. Con la LOPD y la entrada en vigor de la RGPD la seguridad y eficiencia de los contactos debe ser máxima, para no enfrentarnos ante posibles penalizaciones. Todos los formularios y correos electrónicos deben incluir la información relativa a RGPD y dicha información debe trasladarse perfectamente en la base de datos.

  • Independencia: La base de datos debe pertenecer a la empresa, sin depender de bases de datos de empresas externas. Además,

  • Configuración adecuada: Los datos deben ser almacenados sin errores y lo más importante, sin duplicidades. Para ello es importante realizar procesos de deduplicación y evitar el error de contactar con contactos duplicados. Esto denota una falta de organización importante.

  • Rapidez en la obtención de la información: Los programas de gestión de datos, deben tener la capacidad de proporcionarnos la información en cuestión de segundos para poder continuar realizando las labores sin perder tiempo.

  • Customer journey: Los contactos tienen un estado actual en función del servicio o producto contratado pero también deben tener un camino de conversión hacia la venta cruzada (cross selling) la venta adicional (up selling).

  • Tener la base de datos dentro de un CRM online: Este aspecto es clave si queremos tener las ventajas anteriormente comentadas y que realmente nos sirva para optimizar nuestros esfuerzos e inversión de marketing y ventas. Aquí os dejamos un enlace a este otro post donde contamos las ventajas de trabajar con un buen CRM online.


¿Tienes alguna duda sobre lo comentado en este artículo? ¿Te gustaría saber más? No dudes en contactar con nosotros. :)

Topics: CRM

Written by Iván Hernández

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